Вчера се проведе заключителната пресконференция по проект “Подобряване на ефективността и оптимизиране на структурата на община Кърджали”. Негов ръководител е секретарят на общината Сезгин Бекир, а на презентация на свършеното по проекта присъстваха Кметът инж. Хасан Азис, заместниците му, общински експерти и специалисти, представители на медиите.
Проектът “Подобряване на ефективността и оптимизиране на структурата на община Кърджали” се финансира по ОП “Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз, чрез Европейския социален фонд. Общата му стойност е 108 676,04 лв., като 100 % от тях безвъзмездна помощ. Периодът му на изпълнение е 12 месеца – от октомври 2012 до октомври 2013 година.
Благодарение на дейностите по проекта от днес – 1 октомври, влиза в сила новия устройствен правилник на община Кърджали, съобразен с актуалните задължения на институцията, актуализирана харта на клиентите, актуализиран вътрешен правилник за вътрешния ред, ново длъжностно разписание и пътна карта за изпълнение на препоръките, каза Сезгин Бекир. В качеството си на ръководител на проекта той представи пред присъстващите общите и специфичните му цели. Обща му цел е подобряване на ефективността на Общинска администрация – Кърджали чрез стимулиране на организационното развитие на административните структури на общината. Специфичните са свързани с оптимизиране структурата на администрацията на община Кърджали; Подобряване на работните процеси в Общинска администрация – Кърджали; Повишаване на ефективността и ефикасността и избягване на дублиращи се функции в администрацията.
Реализирането на проекта включваше изпълнението на шест дейности, а те са свързани с организация и управление на проекта, извършване на функционален анализ в администрацията на община Кърджали, изготвяне на мерки за оптимизация на администрацията и работните процеси в общината, актуализиране на нормативни и стратегически документи във връзка с оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси, провеждане на съпътстващи обучения за общинската администрация и дейности за информация и публичност.
От отчета на ръководителят на проекта Сезгин Бекир стана ясно, че от месец март до месец април 2013 г. Изпълнителят ДЗЗД “Организационно развитие – Кърджали” извърши функционален анализ в администрацията на община Кърджали чрез прилагане на Единната методология за провеждането на функционален анализ в държавната администрация и Наръчника за нейното прилагане. Самият изпълнител на анализа е извършил Анализ на текущото състояние; Преглед на законодателството, регламентиращо структурата и дейността на общината; Идентифициране на областите на политика, за които отговаря общината; Идентифициране, групиране и анализ на правомощията на структурите на общината; Изготвяне на препоръки и плана за организационно структуриране на общината; Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията; Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефективността и икономичността. Преглед на организационно – управленския модел на общината; Идентифициране на препоръки за извеждане извън администрацията на нетипични функции, премахване на излишни и дублиращи се функции.
За целите на анализа 106 служители, от които 21 ръководители и 85 експерти
попълниха типови въпросници за ръководители и служители. Бяха организирани и проведени две фокус – групи на тема: “Състояние на функционални задължения, структурирани връзки и предложения за подобряване”
На 1 април 2013 г. бе проведена фокус-група с ръководители на структурни звена, в която взеха участие 17 служители на ръководни длъжности. Втората фокус-група с участието на 16 служители, заемащи експертни длъжности се проведе на 2 апирл 2013 г. На 20 май 2013 г. в конферентната зала на хотел “Кърджали” резултатите от извършения функционален анализ на Общинска администрация – Кърджали бяха представени на кръгла маса. Тя бе организирана от “Българска финансова група” ООД и в нея взеха участие 43 представители на заинтересованите страни.
В рамките на проекта са изготвени мерки за оптимизация на администрацията и работните процеси в община Кърджали. Изследването на работните процеси и провеждането на дейността включваше: Преглед и анализ на съществуващите методологии, процедури и вътрешни правила и текущото състояние на процесите в община Кърджали – нивото на организираност, дублирани операции, обмен на информация; Детайлно изследване на работните процеси в дейността на община Кърджали; Преглед на процесите на координация и взаимодействие между община Кърджали и други институции – начина на комуникация, взаимодействие и реакция по решаването на конкретни потребности на гражданите; Конкретни препоръки за подобряване на работните процеси; Предложение за реда, по който в рамките на общинската администрация служителите да могат да идентифицират възникнали от практиката проблеми и бюрократични спънки, да формулират предложения за подобрения и придвижването на предложенията до взимащите решения;
След приключване на изследването ДЗЗД “Организационно развитие – Кърджали” представи: Анализ на текущото състояние на процесите в община Кърджали; Преглед и анализ на съществуващите методологии, процедури и вътрешни правила; Изготвени препоръки и мерки за организациоони промени, свързани с оптимизацията на работните процеси.
Във връзка с актуализиране на нормативни и стратегически документи във връзка с оптимизиране структурата и подобряване на работните процеси изпълнителят ДЗЗД “Организационно развитие – Кърджали” Извърши цялостен преглед на действащата вътрешна нормативна уредба на организационната структура и работните процеси в община Кърджали; Изследва нормативно установените правила при предоставянето на административни услуги в общината; Изготви предложения за промени на ниво концепция; Изготви предложения за промени в устройствения правилник и други нормативни документи; Във връзка с оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси бяха изготвени проекти на: Нов Устройствен правилник на Общинска администрация – Кърджали; Правилник за вътрешния трудов ред; Харта на клиента; Процедури по управление на човешките ресурси; Процедури за взаимодействие между обществения посредник и Общинска администрация
– Кърджали; Пътна карта за изпълнение на препоръките във връзка с оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси в община Кърджали.
В рамките на проекта са проведени и две съпътстващи обучения за общинската администрация.